Gemeenten & Overheid
"We vertrouwen erop dat het samen met CARE goed komt."
In het najaar van 2024 wonnen we de aanbesteding voor een nieuw sociaal intranet voor de gemeente Valkenburg aan de Geul, en sinds begin januari 2025 is dit intranet in gebruik. We vierden onlangs de livegang met taart met het projectteam en keken terug op het project met communicatieadviseurs Anique Smeets en Juliette van Heesewijk.
Kunnen jullie iets vertellen over het voortraject?
“We zijn het aanbestedingstraject gestart met een uitgebreide marktverkenning, waarvoor we 5 gevarieerde partijen uitnodigden, om zo breed mogelijk te kunnen selecteren. Van een volledig op Sharepoint gebaseerd intranet tot de grotere, bekende spelers op de overheidsmarkt voor intranet, maar daarnaast ook een partij die alleen aan bedrijven levert. Met CARE hadden we al een samenwerking voor de gemeentelijke website die goed loopt. We hebben de marktverkenning wel bewust zo neutraal mogelijk opgezet, met een flink aantal collega's in de projectgroep die CARE nog niet kenden en er met een frisse blik naar keken.”
“Tijdens het traject viel Sharepoint al gauw af, bij onze organisatie is Microsoft 365 nog niet voldoende uitgerold. Bovendien zouden we bij deze optie heel veel zelf moeten doen qua ontwikkeling, daar hebben we bij de gemeente Valkenburg aan de Geul niet de capaciteit voor. Bij de andere partijen waren een aantal zaken onderling vergelijkbaar, maar met het verhaal van CARE konden wij ons het meest identificeren. We zijn ook naar de ervaringen gaan vragen bij referenties in de omgeving, en die waren enthousiast. Alles bij elkaar opgeteld kwam CARE er zo als beste partij uit. Dat sloot goed aan bij de prettige relatie die we al hebben.”
Hoe verliep de implementatie?
“Na de gunning hadden we een relatief korte tijd van 2 maanden tot livegang, met de kerstdagen en oud en nieuw ertussen. We hadden 8 januari als deadline afgesproken, op die dag gingen we live. Het was een snel traject waarbij wij heel erg het vertrouwen hadden dat CARE ervoor zou zorgen dat het intranet technisch en functioneel werkt. Het stuk inhoud lag bij ons al gaf CARE wel tips over hoe we de inhoud zouden kunnen verwerken. De basis van het intranet en de belangrijkste informatie voor het onderdeel Weten en regelen hebben we samen met een aantal collega's ingevuld. Ook hebben we een paar groepen ingericht, bijvoorbeeld een groep Koffietijd. Hier kunnen collega's allerlei zaken ‘voor de fun’ met elkaar delen.
Toen het grootste deel van de inhoud stond, hebben we het verder intern redelijk losgelaten. Net voor de livegang hebben we het intranet tijdens de nieuwjaarsborrel gepresenteerd. Toen is ook heel stevig aan collega’s benadrukt dat het intranet van iedereen is en dat we er samen voor moeten zorgen dat het goed gaat werken als intern communicatiemiddel. Om wel wat praktische handvatten mee te geven, zijn in de eerste week online bijeenkomsten geweest voor alle medewerkers, waarbij vanuit CARE uitleg werd gegeven over het werken met en de mogelijkheden van het intranet.”
Wat vind je van het resultaat?
“We zijn blij ons nieuwe intranet. Het loopt prima, collega's blijven ook op eigen initatief berichten plaatsen, ook de bodes vinden het handig. En we krijgen meer inzicht in wat de BOA's bijvoorbeeld doen. Vanuit communicatie hebben we de eerste weken ook wel aandacht gevraagd voor het intranet, bijvoorbeeld via lanyards, doorholders en posters over specifieke onderwerpen die je kunt vinden op het intranet. In het begin was het wel even zoeken wat er onder nieuws komt en wat collega's zelf kunnen plaatsen op de tijdlijn. Met de leuke dingen gaat het wel goed, die worden vanzelf wel gedeeld in de groep Koffietijd, hier worden bijvoorbeeld ook al zaken aan elkaar verkocht. We zagen ook al meteen een paar groepen ontstaan.
De input over projecten mag nog wel wat meer groeien, zodat het ook echt in het systeem van medewerkers zelf zit om informatie over eigen werk te delen zodat ook de rest van de afdeling en/of organisatie het kan volgen. Nu we een aantal maanden online zijn, komt pas langzaam de klad er een beetje in, en dat is het punt om vanuit communicatie onze collega’s weer een duwtje in de goede richting te geven om weer meer aan de slag te gaan met het intranet. Gelukkig hebben we ook een groepje vaste mensen die vanaf het begin en nu nog altijd regelmatig stukjes plaatsen.”
Hoe kijk je terug op het project?
“Het was voor ons een uitbreiding en voortzetting van de al heel fijne samenwerking met CARE. Als we iets vragen, krijgen we heel snel reactie. Zo werken we hier ook graag, dan is het fijn als er aan de andere kant ook op die manier gewerkt wordt. Verder zijn we blij met de samenwerking omdat jullie niet alleen meedenken, maar ook vooruitdenken als wij iets vragen en dan advies geven of iets een goed idee is. En dat jullie waar nodig ook op een prettige manier de grenzen aangeven. Het is heel fijn om van jullie ervaring gebruik te maken. Verder zijn we blij met jullie realistische doorlooptijden en dat daardoor het project ook echt op de afgesproken datum en tijd opgeleverd kan worden.”