Blog: Gezamenlijk intranet bij een fusie
Op het moment dat je weet dat jouw organisatie gaat fuseren met een andere organisatie komt er van alles op je af. Zaken die je voor je eigen organisatie moet regelen, kennismaken met de nieuwe organisatie en nieuwe projecten voor de samenwerkingsorganisatie. En in de tijd tot de fusie loopt je reguliere werk ook nog door. Voor de start van de samenwerking, het leren kennen van nieuwe collega's en een prettige communicatie kan een gezamenlijk intranet een goede oplossing zijn. Wij delen graag onze kennis en ervaring hierover bij een fusie van gemeentelijke organisaties.
Interne communicatie
Een intranet is een belangrijk middel voor je interne communicatie. Om informatie te verspreiden binnen de organisatie, om samenwerking te bevorderen en voor je interne dienstverlening. Bij een nieuwe samenwerking of fusie is een intranet eigenlijk onmisbaar. Medewerkers kunnen er gemakkelijk informatie terugvinden over collega's, hebben de mogelijkheid om vragen te stellen aan elkaar en samen te werken in groepjes en het intranet is hét middel om kennis te delen over hoe alles werkt en waar belangrijke informatie te vinden is.
Kennismaken (Wie is wie)
In het onderdeel Wie is wie kunnen medewerkers bekijken wie er bij welke organisatie werkt en wat hun taken zijn. Er zijn ook verschillende filters in het overzicht om bijvoorbeeld te bekijken hoe teams en afdelingen opgebouwd zijn. Op de profielpagina van medewerkers kunnen ze zelf trefwoorden toevoegen voor zaken waarvoor ze te vinden zijn. Met de gegevens van de Wie is wie wordt ook het verjaardagenoverzicht op de startpagina opgebouwd, het is al een leuk begin als je weet wanneer ‘nieuwe’ collega’s jarig zijn.
Kennis delen (Groepen, Nieuws, Weten en regelen)
Het multi-organisatie intranet is zo opgebouwd dat medewerkers van verschillende organisaties gemakkelijk kennis met elkaar kunnen delen. Per onderwerp kun je kiezen bij welke organisatie iets hoort. Bijvoorbeeld aparte groepen voor organisaties, nieuwsberichten per organisatie of voor iedereen en de Weten en regelen informatie verdeeld per organisatie. Het intranet is een prettige oplossing om alle informatie over de fusie en over bijbehorende nieuwe werkgerelateerde zaken op één plek onder te brengen die voor iedereen vindbaar is.
Samenwerken (maar ook nog deels gescheiden)
Op het intranet begint de start van de samenwerking tussen nieuwe collega’s. Er kan gereageerd worden op berichten van medewerkers uit andere organisaties, het is de plek om documenten te delen en om bijvoorbeeld via poll meningen uit te vragen over bepaalde onderwerpen.
Ervaring fusie Uden en Landerd – naar gemeente Maashorst
Per 1 januari 2022 fuseerden de gemeenten Uden en Landerd naar de gemeente Maashorst. In de aanloop naar deze fusie verzorgden wij een multi-organisatie intranet voor deze gemeenten en de nieuwe samenwerkingsorganisatie. Gemeente Uden was al langer klant bij ons en in aanloop naar de fusie kwam de gemeente Landerd erbij. Medewerkers konden elkaar via het intranet al leren kennen. Het was duidelijk wie er bij welke organisatie hoorde en via het intranet werden er ook al gezamenlijke projecten opgestart. Op het moment van de daadwerkelijke fusie hebben we de gescheiden organisaties binnen het intranet samengevoegd tot één organisatie met alleen maar medewerkers van de nieuwe gemeente Maashorst. Voor de medewerkers was de verandering op de dag zelf dus minimaal: ze kenden het intranet al en konden nog steeds gewoon alle informatie vinden die voorheen ook beschikbaar was. Alleen nu was de informatie voor de nieuwe gemeente Maashorst.
“De samenvoeging ging soepeler”
Mariko van Ojen, toenmalig afdelingshoofd Communicatie bij gemeente Uden: “We hebben gemerkt dat het intranet ons heeft geholpen de samenwerking tussen beide organisaties steeds verder te laten groeien. Het bleek een overzichtelijke omgeving waar de beide organisaties – de medewerkers dus – steeds meer van elkaar leerden kennen. Door al vooraf samen te werken, kennis te delen en gezamenlijke projecten te starten, ontstond er vertrouwen en herkenning tussen collega’s van beide organisaties. Het maakte dat de samenvoeging soepeler ging. De nieuwe gemeente Maashorst kon vanaf dag één werken als één organisatie, met een gedeeld intranet als vertrouwde en verbindende basis”
Meer weten?
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor een multi-organisatie intranet of een andere oplossing die kan bijdragen aan een betere samenwerking? Neem dan contact met ons op, we vertellen je graag meer tijdens een vrijblijvende demo.