Nieuw intranet?

Op deze manier zorg je dat
medewerkers het omarmen!

Implementatie van een nieuw intranet in de gemeentelijke organisatie:
Praktijk-adviezen voor een soepel proces en betrokken medewerkers.

De implementatie van het Social Connected Intranet van CARE is in Veldhoven een groot succes. Natuurlijk is daar een product met goede techniek voor nodig. Maar hoe zorg je dat medewerkers je zorgvuldig uitgekozen systeem omarmen? Veldhovens unieke aanpak is een inspiratie voor iedere gemeente die hiermee worstelt.

Irene van Riet, Judith van der Heijden en Josien Eerens van Gemeente Veldhoven delen enthousiast hun inzichten, die we vertaald hebben tot best practices.

Intranet tip 1: ​​Goed teamwork en meteen aanpakken

Het intranet is geselecteerd, getest en technisch staat het. Nu nog even zorgen dat alle medewerkers het omarmen. Dat begint bij een goede communicatie. Veldhoven laat zien dat teamwork daarbij onmisbaar is: “We zijn begonnen met een korte creatieve brainstorm en in no-time hadden we samen leuke acties bedacht. We hebben de taken verdeeld en zijn meteen aan de slag gegaan. Ons motto? Vooral niet te veel tijd besteden aan plannen, gewoon samen aanpakken!” Eerlijk is eerlijk, Gemeente Veldhoven heeft wel heel veel geluk met een webteam van drie experts. Is dit in jouw organisatie niet het geval? Geen nood, je kunt CARE inschakelen als creatief sparringpartner.

Intranet tip 2: Maak er wat leuks van

Een intranet moet in eerste instantie over relevante functionaliteiten beschikken. Maar als je wil dat het gaat leven, dan moet het ook leuk zijn. Veldhoven geeft daarom een bijzondere twist aan hun Social Connected Intranet: “Ons intranet heeft een gezicht en een leuke naam: Vicky! Het slaat aan, want iedereen noemt het intranet Vicky. Er is zelfs een collega een grappige blog begonnen op het intranet onder het pseudoniem ‘Victor’, het rebelse broertje van Vicky…”

Intranet tip 3: Creativiteit en storytelling

Storytelling inzetten bij de introductie van een nieuw intranet? JA! Hier weten ze hoe het moet: “We hadden veel zin om het nieuwe intranet te introduceren in de organisatie. We wilden het op een unieke manier aanpakken, natuurlijk met Vicky in de hoofdrol. Zij moest het nieuwe intranet simpel en leuk maken. In alle communicatieacties is Vicky daarom te zien. Ze straalt bijvoorbeeld als presentatrice in een welkomstvideo op het intranet en ze is (net als het intranetdashboard) aan te kleden op handige hand out.” Veldhoven maakt medewerkers onderdeel van het verhaal en zo blijft het veel beter hangen. Het karakter van Vicky is een gouden greep: Eén hoofdpersoon, verspreid over meerdere uitingen en kanalen zorgt namelijk voor coherentie en een optimaal bereik.

Intranet tip 4: Persoonlijke aandacht en luisteren

De introductie van een nieuw intranet vraagt een verandering van medewerkers. En veranderingen, die zijn soms lastig. Heel begrijpelijk en helemaal niet erg. Voor succes is persoonlijke aandacht essentieel. Op de dag van de livegang gingen ze bij Veldhoven daarom alle kamers langs om hand-outs uit te delen: “We kregen hele leuke reacties op het intranet én op onze communicatie, maar we horen ook kritische geluiden. Soms pakken dingen in de praktijk anders uit dan je van tevoren verwacht. Daar moeten we iets mee doen, want het intranet is bedoeld voor de gebruikers. Het is daarbij belangrijk dat de leverancier meedenkt over een goede oplossing. Gelukkig zijn we dat van CARE wel gewend!” Op deze manier nodig je mensen uit om zich uit te spreken. Dan hoor je meteen waar weerstand zit en kun je je collega’s helpen. De positiviteit van Josien, Judith en Irene werkt erg aanstekelijk, zo krijg je mensen mee.

Intranet tip 5: Goed voorbeeld doet volgen

Als je zelf niet actief bent op het intranet, kun je dat ook niet van anderen verwachten. Daarom plaatst het webteam proactief content en zijn alle medewerkers automatisch lid van de groep ‘Vicky’s fanclub’: “We laten medewerkers verschillende mogelijkheden zien. Je kunt jezelf uit de groep verwijderen als je wil, maar tot nu toe reageren de meesten positief.” Veldhoven laat zien hoe het kan, niet hoe het moet. Dat is het geheim! Niemand zit te wachten op een regelement. Door met een paar mensen actief te beginnen, doen anderen vanzelf mee. Er worden dan vast fouten gemaakt en daar leer je van. Commitment van het management is hierbij overigens noodzakelijk. Niet alles werkt top down, maar het goede voorbeeld zeker wel!

Conclusie... Wat je geeft krijg je terug!

Iedere organisatie is anders en heeft een eigen aanpak nodig. De onderdelen en voorbeelden kunnen je inspireren om de implementatie van het nieuwe intranet vorm te geven. Of je succes hebt, dat is voor een groot deel afhankelijk van je houding. Zet je je schouders eronder en ga je ervoor? Dan kun je zelfs van een moeilijke uitdaging iets leuks maken. Natuurlijk doet niet iedereen spontaan de wave bij het zien van een nieuw intranet. Prima! Blijf realistisch, houd het luchtig en leg de lat niet te hoog. Het gaat erom dat iedereen er wat aan heeft in zijn of haar werk. Dat inzicht wil je realiseren. De ingrediënten die je daarvoor nodig hebt zijn enthousiaste mensen, een persoonlijke aanpak en natuurlijk een leverancier die met je meedenkt. Voor alles geldt: Wat je geeft krijg je terug. Dat hebben Irene, Judith en Josien wel laten zien. En daar mogen ze heel trots op zijn.

Bekijk meer informatie over het Social Connected Intranet van CARE!