Interne communicatie
en het intranet

Interne communicatie bij een gemeente brengt interessante uitdagingen met zich mee. Mensen werken op verschillende locaties, hebben uiteenlopende wensen en er worden ook nog eens allemaal verschillende systemen gebruikt. CARE heeft begin dit jaar het nieuwe sociaal intranet gelanceerd bij Gemeente Best. We vroegen web- en communicatie-experts Monique en Sophie naar hun visie op interne communicatie. Zij vertellen over hun belangrijkste uitdagingen, hoe het intranet een waardevolle bijdrage kan leveren aan het dagelijks werk en wat zij doen om het intranetgebruik te bevorderen.

Wat zijn voor jullie de belangrijkste uitdagingen in interne communicatie?

Je hebt te maken met verschillende functies en locaties binnen één organisatie. De gemeentewerf is hier een voorbeeld van. Deze collega’s zijn onderdeel van de organisatie, maar zijn niet fysiek aanwezig in het gemeentehuis. Dat maakt verbinding leggen soms erg lastig. Je hebt geschikte middelen nodig om deze communicatie te ondersteunen en faciliteren. Het intranet speelt hierin volgens ons een centrale rol. De grootste uitdaging daarvan is adaptatie. Hoe zorg je ervoor dat mensen meedoen? Vaak is het zo dat mensen in hun privéleven heel interactief zijn. Bijvoorbeeld via sociale media zoals WhatsApp. Natuurlijk zijn de onderwerpen op het werk anders, maar de interactiviteit komt op hetzelfde neer. Hoe bevorder je dit in de werksfeer? Dat blijft een van onze grootste uitdagingen.

Wat ondernemen jullie om interactie op het intranet te bevorderen?

We ondernemen heel veel op dit gebied. Zo zijn we bij livegang langs alle collega’s gegaan om uitleg te geven over het intranet. We hebben laten zien hoe de verschillende functionaliteiten bijdragen aan de dagelijkse werkzaamheden. We hebben ook de nieuwe mogelijkheden benadrukt ten opzichte van het vorige intranet. We blijven uitdragen dat het intranet je dagelijkse werk makkelijker (en nog leuker) maakt. Op deze manier zorgen we voor ambassadeurs binnen de organisatie die dit weer verder uitdragen. Om het gebruik nog meer te stimuleren, hebben we de toegang tot bepaalde applicaties alleen via het intranet benaderbaar gemaakt. Denk aan ADP, ons P&O systeem voor verschillende HR-zaken, Fixi, een systeem voor meldingen van de openbare ruimte en verlorenofgevonden.nl.

Welke functionaliteiten biedt het CARE-intranet die helpen de uitdagingen te tackelen?

Interactiviteit en de juiste koppelingen zijn hierbij essentieel. Het intranet van CARE biedt precies de juiste tools om het werk écht makkelijker te maken. Zo is het nu voor alle medewerkers mogelijk om te reageren, liken en zelf berichten te plaatsen in de Shoutbox. Onze belangrijke systemen zijn direct gekoppeld en bereikbaar vanuit het intranet. Bijvoorbeeld ons archiefsysteem Corsa, facturatiesysteem Coda en ons meldingssysteem TopDesk. Wanneer er nu een nieuw poststuk binnen komt (via Corsa), een nieuwe factuur (via Coda) of er een nieuwe melding op je naam staat (in TopDesk), zie je het direct staan bij de werkvoorraad in het intranet. Dat maakt je werk een stuk overzichtelijker!

Het nieuwe intranet dient eigenlijk als platform voor alle soorten informatie waar je binnen de gemeente mee te maken krijgt. Iedereen heeft er wat aan in zijn/haar werk en dat maakt het zo belangrijk voor interne communicatie.

Meer weten? Bekijk de uitgebreide info over het Social Connected Intranet van CARE.